Metsän taikaa etänä: tapahtumakonsepti ja tilasuunnittelu

Etäisyydeltä! Tokion Suomen suurlähetystön yhteyteen rakennettu Metsä Paviljonki oli suunniteltu Suomen olympiajoukkueen kodiksi ja monien tapahtumien isännäksi vuoden aikana. Vuoden 2020 omituisuuden vuoksi näitä suunnitelmia jouduttiin muuttamaan. Kelkkaprojekti oli valittu luomaan konsepti Visit Finland Travel Weekille paviljongissa. Covid-19 muutti suunnitelmiamme, ja meidän oli luotava konsepti kokonaan etäisyydeltä. Upean ihmisryhmän avulla hyvin lyhyessä ajassa pystyimme rakentamaan Onnellinen päivä Suomessa -polun Metsä Paviljonkiin ja antamaan vieraidemme nauttia siitä sekä livenä että virtuaalisesti!

Tapahtumaviikon ajaksi muutimme etämökille järven rannalle Länsi-Suomeen ja sopeuduimme samaan aikavyöhykkeeseen kuin Japani. Samaan aikaan Tokion vierailijamme pääsivät kävelemään läpi päivän Suomessa alkaen Järvi-Suomesta aamulla, jatkaen päivän nauttimista Saaristossa ja päättäen päivän Helsingin yön kuumuudessa. Vieraamme ajoivat tätä tapahtumaa varten erityisesti valmistetulla Jopolla Helsingin ympäristössä, leimasivat omat saunaliinansa, askartelivat kukkaseppeleitä, tanssivat Pikku Myyn kanssa ja loivat virkattuja ketjuja tulevaa projektia varten Helsinki Biennaalissa. Ja paljon muuta! Kaikki tämä yhdessä tunnissa, poistumatta paviljongista :). Kelkkaprojekti vastasi ”Onnellinen päivä Suomessa” -konseptin tilan koristelusta, polun varrella olevista aktiviteeteista, opasteista, kokonaiskulusta & projektinhallinnasta.

Tunne on sama kuin matkalta kotiin tullessa: sydän hakkaa edelleen kaikesta jännityksestä, paljon pyykkiä pestävänä, pää vielä hieman väärällä aikavyöhykkeellä ja hymy kasvoilla kaikkien uusien ystävien ja koettujen elämysten ansiosta. Kiitos tästä kokemuksesta ja luottamuksesta Visit Finland & Business Finland -tiimeille sekä Suomessa että Japanissa. Kiitos perheelle ja ystäville tuesta, kontakteista Japanissa ja loputtomien paperiveneiden taittelusta. Erityinen kiitos uusille ystävillemme Foresight Marketing Ltd:ssä Japanissa maagisesta yhteistyöstä!

Happy Day Finland oli Kelkkaprojektin Suomessa suunnittelema ja valmistelema matkailun etätapahtuma, mutta tiimimme toteutti sen Japanissa. Tämä koronaviruspandemian aiheuttama suuri haaste toi meille kuitenkin odottamatonta iloa työskennellä Heidin ja Sissen kanssa. Olimme aina vaikuttuneita heidän ammattitaidostaan ja luovuudestaan hyvällä maulla. Kaikki oli huolellisesti suunniteltu ja sujui niin sujuvasti. Emme voi kiittää tarpeeksi Heidiä ja Sisseä ja odotamme innolla työskentelevämme heidän kanssaan uudelleen. Toimitusjohtaja (Mr.)Shigeyoshi Noto, Foresight Marketing Co.,Ltd.